مدیریت زمان برای دیزاینرها، متنی از پرِستون د. لی
«دیزاینرِ وب، کارآفرین و بنیان‌گذار سایت میلو»
چه در دفتر یک شرکت کار کنید، چه در یک دفتر خانگی یا به‌عنوان یک دیزاینر آزاد، احتمالاً کلی کار برای انجام دادن دارید. ما دیزاینرها، خیلی وقت‌ها باید روی چند پروژه کار کنیم، چند مشتری پیدا کنیم، چند قبض پرداخت کنیم، درباره‌ی چند موضوع تحقیق کنیم، سر چند قرار حاضر شویم، و خیلی کارهای دیگر. اگر حواس‌مان نباشد، زمان راحت از دست‌مان درمی‌رود و ناگهان می‌بینیم که نتوانسته‌ایم کارهایی را که امیدوار بودیم در طول روز انجام بدهیم، تمام کنیم. این مقاله، مجموعه‌ای از پیشنهادها برای مدیریت زمان است که به‌طور ویژه به درد دیزاینرها می‌خورند. حتماً شما هم نظر خودتان را به این لیست اضافه کنید.
فعالیت‌های هر روزتان را برنامه‌ریزی کنید و به آن عمل کنید
هرروز عصر قبل از اینکه از دفترتان بیرون بیایید، یا هرروز صبح قبل از اینکه روز کاری‌تان را شروع کنید، یک برنامه تهیه کنید. برای هر کاری که باید انجام بدهید، مقدار زمان مشخصی را کنار بگذارید و سفت‌وسخت به آن عمل کنید. وقتی برنامه‌ی روز را تهیه می‌کنید، حتماً برای هرکدام از بازه‌های زمانی یک فعالیت مهم و یک برنامه‌ی جایگزین مشخص کنید. با این کار، اگر برنامه‌ی اصلی‌تان به هر دلیلی لغو شود، دیگر مجبور نیستید وقت‌تان را برای پیداکردن یک فعالیت جایگزین تلف کنید.این روش به شما کمک می‌کند تا روزتان را چند بخش کنید و فعالیت مربوط به هرکدام را جدا تمام کنید.
همیشه هم‌زمان حداقل روی دو پروژه‌ی مهم کار کنید
هرچند این کار همیشه ممکن نیست، ولی سعی کنید همیشه در هر بازه‌ی زمانی برنامه‌تان بیشتر از یک پروژه‌ی اصلی داشته باشید. با این روش، می‌توانید وقتی منتظر تماس مشتری برای تأیید یا اصلاح کار هستید روی پروژه‌ی دیگری کار کنید و دیگر لازم نیست بیکار بنشینید و برای پیشرفت کارتان منتظر بقیه بمانید. اگر به‌صورت فریلنسی کار می‌کنید، بهتر است با کمی تلاش بیشتر یک مشتری اصلی دیگر هم پیدا کنید تا بتوانید سرتان را شلوغ نگه‌دارید. اگر هم در یک دفتر کار می‌کنید، از مدیرتان بخواهید اگر ممکن است یک اکانت دیگر هم برایتان ایجاد کند تا همیشه مشغول باشید. این روش، بهره‌وری و کارایی شمارا بیشتر می‌کند.
برای انجام کارِ با کیفیت، وقت کافی بگذارید
هرچند انجام‌دادنِ یک کار خوب شاید به‌خودیِ‌خود کمی بیشتر از حالت عادی طول بکشد، اما همیشه بهتر است کمی بیشتر روی دیزاین اصلی‌تان وقت بگذارید تا اینکه مجبور باشید وقت‌تان را با قرارها و تماس‌های تلفنی بیشتر با مشتری و دوباره‌کاری‌ها برای اصلاح کار تلف کنید. با صرف مقدار کمی وقت بیشتر برای به حداقل رساندنِ اشتباه‌ها، پروژه‌هایتان را سریع‌تر و با کارایی بیشتری انجام می‌دهید.
خودتان را مجبور کنید اول پروژه‌هایی را که از آن‌ها بدتان می‌آید انجام بدهید
وقتی برای روزتان برنامه‌ریزی می‌کنید، پروژه‌هایی را که از آن‌ها بدتان می‌آید برای لحظه‌ی آخر نگه‌ندارید. بین پروژه‌های «باحال» و پروژه‌های خسته‌کننده‌تان تعادل ایجاد کنید و سعی کنید اول سراغ آن‌هایی بروید که علاقه‌ای به انجام‌دادن‌شان ندارید. وقتی این پروژه‌ها از سر راه‌تان کنار رفتند، وقت بیشتری برای انجام‌دادن پروژه‌های موردعلاقه‌تان دارید؛ آن هم بدون اینکه عذاب وجدانِ پروژه‌های ناتمام شما را اذیت کند.
ببینید وقت‌تان معمولاً برای چه چیزهایی تلف می‌شود، و از آن‌ها دوری کنید
چیزهای زیادی هستند که بدون اینکه حتی متوجه بشویم وقت ما را تلف می‌کنند. مثلاً همین ایمیل را درنظر بگیرید. تصمیم بگیرید هرروز تنها یک یا دو بار ایمیل‌تان را چک کنید. به مشتری‌هایتان هم خبر بدهید که ایمیل‌تان را هرروز صبح وقتی وارد دفترتان می‌شوید چک می‌کنید. اگر هم نیاز به تماس بیشتر با شما دارند، به آن‌ها یک شماره‌ی تلفن یا آی دی اسکایپ بدهید. چک کردن ایمیل و همین‌طور به حداقل رساندنِ زمانی که برای فعالیت در شبکه‌های اجتماعی، خواندن وبلاگ‌ها و کارهایی از این دست صرف می‌کنید، وقت تلف‌شده‌تان را کمتر می‌کنند. با کمتر پرداختن به این کارها، حجم کاری که در هر روز می‌توانید انجام بدهید شما را تعجب‌زده می‌کند.
پروژه‌های بزرگ را به کارهای کوچکتر و قابل‌کنترل‌تر تقسیم کنید
وقتی یک مشتری با شما تماس می‌گیرد و از شما می‌خواهد کارتان را روی پروژه‌ی برندینگ آن‌ها که همراه با چاپ، وب‌سایت و کمپین تبلیغاتی در شبکه‌های اجتماعی است شروع کنید، شاید فشار زیادی به شما وارد شود. در این شرایط با مشتری‌تان (یا مدیر تان) مشورت کنید و برای کارتان ضرب‌العجل‌های مقطعی تعیین کنید. این کار علاوه بر اینکه به شما کمک می‌کند تا پروژه را آسان‌تر مدیریت کنید، باعث تقویت خلاقیت و کمتر شدن استرس شما می‌شود و روش مؤثری برای مدیریت پیشرفت‌هایتان فراهم می‌کند.
از جایتان بلند شوید و بروید سراغ یک کار دیگر
ممکن است بعضی وقت‌ها وسط کار یک پروژه گیر کنید، یا اصلاً بدنتان دیگر خسته شده‌باشد. در این شرایط، بهتر است بیرون بروید و یک کار فعالانه‌تر انجام بدهید. مثلاً بدوید، دوچرخه‌سواری کنید، تنیس بازی کنید، یا حتی فقط از ساختمان بیرون بروید، به سینما بروید و کارهای دیگری مثل این‌ها انجام بدهید. هرچیزی که بتواند ذهن‌تان را از روی پروژه منحرف کند، به شما کمک می‌کند تا وقتی خواستید برگردید و کارتان را روی پروژه ادامه بدهید، دیزاینر کارامدتری باشید. (البته قبول دارم که این کار برای دیزاینرهای فریلنسر راحت‌تر است، ولی بعضی از مؤسسه‌ها یا شرکت‌ها هم به شما وسطِ کار اجازه‌ی استراحت می‌دهند تا بتوانید خلاقیت‌تان را در جریان نگه‌دارید.)
زمان مناسب برای هر فعالیت را پیدا کنید
روش‌های مختلف را امتحان کنید. اگر فکر می‌کنید صبح‌ها بهتر دیزاین می‌کنید و عصرها بهتر مطالعه می‌کنید، مدتی این رویه را امتحان کنید. اگر صبحِ زود بهتر کار می‌کنید، زودتر از خواب بیدار شوید و اگر بهترین ایده‌هایتان شب‌ها به ذهن‌تان می‌رسند، برعکسِ این روش را امتحان کنید. ببینید مغزتان کدام بازه‌ی زمانی روز را ترجیح می‌دهد، و همان زمان را امتحان کنید. با این روش می‌بینید که کارتان سریع‌تر پیش می‌رود و بهتر از کار درمی‌آید.
راه‌های خلاقانه‌ی خودتان را برای صرفه‌جویی در وقت و بازدهی بیشتر پیدا کنید
راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی‌های کوچک در زمان وجود دارد، که در نهایت همه‌شان روی هم جمع می‌شوند. مثلاً می‌توانید سرعت تایپ‌تان را بیشتر کنید، یک تبلت واکوم تهیه کنید، کامپیوترتان را ارتقا بدهید، فایل‌هایتان را مرتب کنید، میان‌برهای کی‌بورد را یاد بگیرید، و خیلی کارهای دیگر.
